Rozwiązania w zakresie audytów zdalnych

Globalna pandemia koronawirusa sprawia, że firmy zmagają się z ogromną presją i niepewnością, niezależnie od wielkości. W miarę rozprzestrzeniania się COVID-19, wytyczne w zakresie ochrony zdrowia i prowadzenia działalności zmieniają się niemalże z dnia na dzień. My sami koncentrujemy się na zapewnianiu bezpieczeństwa zarówno naszym pracownikom, jak i klientom. W ramach wsparcia naszych klientów, wdrożyliśmy proces przeprowadzania audytu z wykorzystaniem technologii cyfrowych.

Czym jest audyt zdalny?

Audyt zdalny to procedura, w trakcie której zewnętrzny audytor w czasie rzeczywistym ocenia polityki, procesy, procedury i personel klienta za pośrednictwem technologii informacyjno-komunikacyjnych. Dzięki powszechnie obecnie stosowanym narzędziom wideokonferencyjnym podczas przeprowadzania rozmów i wywiadów, audytor może zdalnie przeglądać dokumenty (poprzez funkcje udostępniania ekranu), zadawać pytania i ustalać szczegóły. Audyt zdalny może być przeprowadzony(1) w przypadku każdego procesu, który nie wymaga weryfikacji na miejscu (konieczne jest to np. w przypadku procesów produkcyjnych i przemysłowych).

(1) Standardowe warunki kwalifikacji do audytu zdalnego, a także warunki takich audytów ustalane są indywidualnie przez każdą jednostkę akredytującą, organ nadzorczy lub właściciela systemu i muszą być przestrzegane w całości.

Jak przeprowadza się takie audyty?

W Bureau Veritas do wideokonferencji używamy głównie Microsoft Teams, jednak na życzenie klienta elastycznie dostosowujemy się do wszelkich innych narzędzi, takich jak Zoom lub Skype.

Jakie są etapy audytu zdalnego?

Image

(2) W zależności od zasad akredytacji, konieczne może być także przeprowadzenie dodatkowego audytu na miejscu.

Kluczowe wymagania dla przeprowadzenia audytu zdalnego:

1. Przygotowanie dokumentów - upewnij się, że wszystkie dokumenty są przygotowane i gotowe do udostępnienia online.
2. Narzędzia informatyczne i dobra łączność - upewnij się, że połączenie internetowe ma wystarczającą przepustowość do tego, żeby podłączyć się do sesji wideokonferencyjnej, z udostępnianiem ekranu wielu osobom jednocześnie.
3. Dostępność zespołu - zagwarantuj obecność kluczowych osób i zapewnij im dostęp do wideokonferencji.
4. Bezpieczeństwo i poufność - korzystaj z bezpiecznej sieci z systemem VPN (Virtual Private Network.
5. Zarządzanie czasem - audytorzy Bureau Veritas odpowiednio dostosują program audytu do formy zdalnej.

Jakie audyty można przeprowadzić zdalnie?

Ze względu na kryzys związany z COVID-19, większość jednostek akredytujących (3) zgodziła się zezwolić na przeprowadzanie audytów zdalnych w celu utrzymania ważności certyfikatów oraz ciągłości działalności biznesowej. Zezwolenia te wydawane są na podstawie wytycznych MD4 wydanych przez IAF, dotyczących sposobu przeprowadzania audytów zdalnych.

Do audytu zdalnego kwalifikują się normy takie jak: ISO 9001, 14001, 45001, 27001 i 22000. W większości przypadków, 50% procent czasu audytu można przeprowadzić zdalnie. W szczególnych okolicznościach, audyt może być także przeprowadzony w 100% zdalnie. Takie sytuacje mają miejsce w przypadku określonych kodów branżowych, gdy jest to uzasadnione charakterem prowadzonych procesów lub w przypadku audytów w nadzorze.

W celu potwierdzenia czy w przypadku Państwa certyfikacji możliwe jest przeprowadzenie audytu w trybie zdalnym, prosimy o KONTAKT.

Informacje o możliwości prowadzenia procesów certyfikacyjnych w trybie zdalnym w czasie obowiązywania restrykcji związanych z COVID-19 są również publikowane przez krajowe jednostki akredytujące oraz przez właścicieli prywatnych standardów branżowych.

(3) Wyłącznie jednostki akredytujące oraz jednostki nadzorujące zarządzające normami mogą określić przypadki, w których przeprowadzenie audytu zdalnego jest możliwe, warunki, jakie firma musi spełnić, by taki audyt mógł się odbyć, a także dopuszczalny procent tego procesu, jaki można przeprowadzić zdalnie.