Jak przetrwać i zachować ciągłość działania w czasie epidemii? – relacja z webinaru Bureau Veritas Polska i SEG dla spółek i firm

Webinar pt. „Ciągłość działania spółek w sytuacjach ekstremalnych”, zorganizowany przez Bureau Veritas Polska i Stowarzyszenie Emitentów Giełdowych (SEG) dedykowany był przedstawicielom spółek giełdowych: biurom zarządów, działom prawnym, członkom zarządów oraz osobom odpowiedzialnym w spółce za działania prawno-organizacyjne. Wydarzenie prowadzili: Piotr Biernacki, wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych oraz Konrad Gałaj-Emiliańczyk, Bureau Veritas Polska. Podczas webinaru eksperci dyskutowali przede wszystkim nad tym, jak spółka powinna być przygotowana do zachowania ciągłości działania, jak powinny wyglądać strategia ciągłości działania oraz możliwy plan awaryjny na wypadek epidemii oraz innych zagrożeń. Debacie towarzyszyła przeprowadzana w jej trakcie ankieta dla uczestników, w dużej mierze przedstawicieli spółek giełdowych. Jednym z bardziej zaskakujących wyników był fakt, że spośród tych osób, które odpowiadały na pytanie: „Czy Twoja organizacja brała pod uwagę zagrożenie jakim jest epidemia w swoich planach awaryjnych?” aż 25% odpowiedziało pozytywnie.

„Z racji swej funkcji oraz zainteresowań czytam setki raportów rocznych spółek, szczególnie te niefinansowe i przypominam sobie chyba tylko jeden przypadek w ostatnich latach, gdy to zagrożenie było zawarte w opracowaniu. Dlatego tym bardziej to bardzo zaskakujący wynik. Gratuluję spółkom, które uwzględniły w swoich planach awaryjnych to zagrożenie” – powiedział Piotr Biernacki, wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych.

To, że ¼ organizacji, których przedstawiciele brali udział w webinarze, przewidywała wystąpienie epidemii w swoich planach awaryjnych, nie zmienia faktu, że znakomita większość spółek nie brała pod uwagę wystąpienia takiego zagrożenia. Podobnie duża część przedsiębiorstw nie dysponuje wdrożonym Systemem Zarządzania Ciągłością Działania (SZCD) i nie ma planów awaryjnych na wypadek zagrożenia.

Co gdy w organizacji nie ma SZCD, zalecanej przez normę ISO 22301, radził Konrad Gałaj-Emiliańczyk.

Według eksperta Bureau Veritas kluczowa w tej sytuacji jest analiza wpływu biznesowego (BIA), która pozwala ocenić jak zagrożenie, w tym wypadku epidemia, oddziałuje na organizację. Wykonując taką analizę można zweryfikować jak wpływają na przedsiębiorstwo, m.in. ograniczenia w dostępności personelu, czy zaburzenia łańcucha dostaw. Często dla różnych procesów w organizacji, trzeba wykonać osobne analizy, ustalić harmonogramy działania, odpowiedni czas reakcji dla poszczególnych działań, jakim zasobami będą obsługiwane te działania i sklasyfikować priorytety. Ta wiedza służy opracowaniu strategii ciągłości działania, pozwalającej określić priorytety, dzięki którym będzie można reagować na zagrożenie. Dzięki strategii i wcześniej wykonanej analizie, organizacja może zminimalizować aktywność przy mniej kluczowych procesach (np. procesach rozwojowych, rozszerzeniu czy zmianie formy działalności), które w dobie zagrożenia nie są istotne dla przetrwania, a skupić się na najważniejszych czynnościach. Kolejnym krokiem jest stworzenie planu awaryjnego, gdzie wszyscy w hierarchii organizacji, od zarządu, przez managera do SZCD, kierowników jednostek organizacyjnych i liderów ciągłości zadania, mają jasno rozpisane zadania, czas ich realizacji oraz ustalony jest klarowny przepływ informacji między wszystkim szczeblami.

„Te 3 elementy są najważniejsze do funkcjonowania SZCD, ale by strategia była skuteczne realizowana, ważne jest sprawne działanie całej struktury organizacji, od zarządu, przez managerów po szeregowych pracowników. Istotne jest powołanie Komitetu Sterującego, czyli zespołu koordynującego do spraw ciągłości działania, najlepiej utworzonego z kierowników jednostek organizacyjnych (KJO), którzy mogą korzystać z Architektów Ciągłości Działania, w praktyce będących często zewnętrznymi konsultantami. Częścią planu awaryjnego może i powinien być plan odtworzeniowy, gdy już uda się pokonać zagrożenie i konieczne jest wznowienie ciągłości funkcjonowania organizacji. Oby jak największej liczbie z nas, w tej trudnej sytuacji pandemii, było dane dotrzeć do tego etapu” – mówi Konrad Gałaj-Emiliańczyk z Bureau Veritas Polska.

Plany awaryjne, czyli ciągłości działania, jeśli już istnieją w spółkach, najczęściej nie przewidywały powstania pandemii.

Sytuacja dla większości firm jest nowa. A co z przedsiębiorstwami, które takich planów w ogóle nie miały? Mogą skorzystać z tej procedury, która w 6 krokach pomaga przygotować plan działania:

1. Powołanie zespołu kryzysowego

2. Identyfikacja i klasyfikacja zagrożenia

3. Działania korekcyjne – natychmiastowe

4. Przygotowanie planu awaryjnego

5. Uruchomienie planu awaryjnego

6. Odtwarzanie normalnego działania

„Z mojego doświadczenia wynika, że w Polsce oraz generalnie w Europie Środkowo-Wschodniej organizacje rzadko kiedy biorą pod uwagę ciągłość działania. Zwykle w naszym regionie nie jest to temat traktowany priorytetowo. Znacznie lepiej wygląda to w Europie Zachodniej, gdzie świadomość zagrożeń dla działania przedsiębiorstw jest wyższa. Warto uczyć się na błędach, mam nadzieję, że polskie firmy wyciągną odpowiednie wnioski i ciągłość działania wejdzie na stałe do naszej kultury organizacji, stając się nieodłącznym elementem rocznych raportów, który w przyszłości pozwoli ograniczyć występowanie kryzysów oraz minimalizować ich skutki. O ile pandemia jest sytuacją wyjątkową, to przecież zagrożenia lokalne, społeczne, zjawiska atmosferyczne, stają się coraz powszechniejsza częścią naszej rzeczywistości” –  mówi Konrad Gałaj-Emiliańczyk.

Jedno z pytań ankiety dla uczestników brzmiało „Czy zasoby przewidziane w planach awaryjnych okazały się wystarczające?”. Dotyczyło ono nie tylko takich zasobów jak personel, możliwość pracy zdalnej czy korzystania z zewnętrznych dostawców, ale także zasobów maseczek czy płynów dezynfekcyjnych. 22% osób odpowiedziało, że te zasoby były wystarczające, 9%, że nie, a 17% stwierdziło, że w ich organizacji nie było planów awaryjnych, 13% nie wiedziało, od głosu wstrzymało się 29%. Piotr Biernacki z SEG podsumował, że tak dobry wynik (22%): „wynikał zapewne z tego, że w webinarze wzięli udział przedstawiciele najlepszych spółek, które były dobrze przygotowane i tam te zasoby wystarczyły”.

Natomiast na pytanie „Czy plany awaryjne w twojej organizacji zostały na czas uruchomione i zadziałały?” 37% odpowiedziało tak, 1% nie, 11% ankietowanych nie wiedziało, a 18% zaznaczyło, że w ich organizacji nie było planów awaryjnych, 32% wstrzymało się od głosu. Eksperci zgodzili się, że to bardzo dobry wynik i nie jest tak pesymistycznie, jak można by przypuszczać w bieżącej sytuacji.

Sporym zainteresowaniem cieszył się też webinarowy czat. Uczestnicy zadawali ekspertom liczne pytania dotyczące ciągłości działania przedsiębiorstw i możliwości przeciwdziałania zagrożeniom. Część przedstawicieli firm informowało, że ich organizacje dysponowały planami awaryjnymi, które co prawda zadziałały, jednak skala obecnego zagrożenia okazała się za duża. Eksperci radzili, że w tej sytuacji należy oprzeć działania na analizie wpływu biznesowego, stale analizować sytuację i podejmować szybkie i priorytetowe działania. Konrad Gałaj-Emiliańczyk przyznał, że Bureau Veritas na bieżąco modyfikuje plany dostosowując je do zmieniającej się sytuacji i odgórnych zaleceń ze strony rządu i takie działania zarekomendował uczestnikom. Jedno z pytań uczestników webinaru dotyczyło możliwej sytuacji z przymusowym skoszarowaniem załogi fabryki. Ekspert Bureau Veritas poinformował, że wobec braku wprowadzenia stanu wyjątkowego, taki wariant jest raczej nierealny, ponieważ nadal obowiązuje prawo pracy i byłoby to nadużycie. Pytano także o to jak się przygotować na zamknięcie zakładu pracy przez Sanepid. Ekspert wyjaśnił, że na takie rozwiązanie zarząd firmy ma ograniczony wpływ i jedyne co może zrobić w tej sytuacji to w miarę możliwości przygotować zaplecze finansowe na czas niefunkcjonowania zakładu i działania osłonowe dla pracowników.

„W przeciwieństwie do Bureau Veritas, która jest dużą organizacją globalną i działa zarówno w oparciu o plany globalne, jak i lokalne, Stowarzyszenie Emitentów Giełdowych jest małym podmiotem kilkuosobowym. My także szybko zareagowaliśmy na zagrożenie pandemią. Analizując wydarzenia w Chinach, zaczęliśmy przenosić organizowane przez Stowarzyszenie szkolenia i konferencje na drugą połowę roku, a wiele z nich zostało przekształconych w wydarzenia zdalne, możliwe do przeprowadzenia poprzez internet. Z racji tego, że SEG jest organizacją, której celem jest dbałość o interesy firm notowanych na GPW, odpowiednio wcześnie zaczęliśmy podejmować także działania osłonowe dla spółek, konsultując zmiany przepisów i rekomendując kierunek tych zmian z odpowiednimi organami ustawodawczymi i regulacyjnymi. Bieżąca analiza zmieniającej się sytuacji, szybkość działania i  podejmowania decyzji są kluczowe przy takim zagrożeniu” – mówi Piotr Biernacki z SEG

NAGRANIE Z WEBINARU doSTępne Pod podanym linkiem:

Ciągłość działania spółki w sytuacjach ekstremalnych na oficjalnym koncie Vimeo Bureau Veritas 

ZAPRASZAMY DO OGLĄDANIA!