Zgłoszenia incydentów/wycofania

Zakłady posiadające certyfikaty programu IFS Food, IFS Logistics oraz BRCGS Food są zobowiązane do informowania jednostki certyfikującej o wszelkich wycofaniach produktów z rynku lub obrotu, a także o incydentach związanych z bezpieczeństwem produktu, które mogą wpłynąć na produkcję lub dystrybucję niebezpiecznych, nielegalnych lub niezgodnych z przepisami produktów. Dodatkowo, zakłady muszą zgłaszać sytuacje, które mogą mieć wpływ na ich zdolność do spełnienia wymagań certyfikacyjnych.

W związku z powyższym certyfikowane zakłady powinny niezwłocznie powiadomić jednostkę certyfikującą o:

• postępowaniu prawnym dotyczącym bezpieczeństwa lub legalności produktu lub o takim, które znacząco wpływa na działanie zakładu
• egzekwowaniu przez organy związane z bezpieczeństwem lub legalnością produktu (np. zawiadomienie o egzekwowaniu prawa)
• znaczących szkodach w zakładzie (np. klęski żywiołowe, takie jak powódź lub szkody spowodowane pożarem)
• zmianie właściciela (gdy tytuł jest przenoszony z jednej osoby lub podmiotu na inny i skutkuje zmianą kontroli nad organizacją).
• wszelkich istotnych zmianach w działaniu zakładu lub zmianach w zakresie produkcji 
• istotnych zmianach kadrowych lub przedłużających się przestojach (np. znaczne straty kadrowe lub utrata kluczowych ról w zakresie bezpieczeństwa produktów).

Zakłady są zobowiązane zgłosić do jednostki certyfikującej, opisane powyżej sytuacje tak szybko, jak to możliwe jednak nie później niż w ciągu 3 dni roboczych. Wymaganie to znajduje odzwierciedlenie odpowiednio w standardach:

• BRCGS Food Safety Issue 9 (klauzula 3.11.4 oraz ogólne wymagania protokołu 6.1 Komunikacja z jednostkami certyfikującymi)
• IFS Food issue 8, punkt 1.2.6 IFS Food Audit Checklist oraz IFS Food Certification Protocol, Part 1, 2.1.c Powiadomienia dla jednostki certyfikującej).
• IFS Logistics issue 3, punkt 1.2.4 

Zgłoszenia należy dokonać poprzez wypełnienie formularza dostępnego ponizej oraz wysłanie na adres: foodincidentpl@bureauveritas.com.

Na podstawie dostarczonych informacji przez zakład, jednostka certyfikująca dokonuje analizy i oceny skutków zgłoszonego incydentu na ważność bieżącego certyfikatu, nie później niż w ciągu 21 dni kalendarzowych od zgłoszenia. Wszelkie zgłoszenia są odnotowane odpowiednio na portalu IFS lub/i BRC. 

 W tym celu zakład może zostać poproszony o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące działań naprawczych, analizy przyczyn źródłowych i planu działań zapobiegawczych wdrożonych w obiekcie lub zostanie przeprowadzona dodatkowa wizyta w zakładzie w celu weryfikacji sprawdzenia kontroli procesów i potwierdzenia ciągłości certyfikacji.

W przypadku incydentu skuteczność działań korygujących i zapobiegawczych podjętych przez placówkę zostanie również sprawdzona podczas kolejnego zaplanowanego audytu IFS lub BRCGS w celu potwierdzenia ich wdrożenia i ciągłej skuteczności, co może mieć wpływ na wydłużenie czasu kolejnego audytu.