Niezawodność działania i  utrzymanie ruchu – czyli po co nam komunikacja?

Odpowiednia komunikacja w przedsiębiorstwie pozwala zapewnić utrzymanie ruchu, ograniczyć straty oraz koszty. Aby obieg informacji funkcjonował poprawnie konieczne są odpowiednie procedury i ich weryfikacja, najlepiej przez niezależny podmiot zewnętrzny. Uzupełnieniem są najnowsze technologie, ułatwiające i optymalizujące proces audytowania.

Gdzie trafia wiedza?

Dla zachowania ciągłości działania i utrzymania ruchu w organizacji kluczowy jest jasny i przejrzysty obieg informacji. Bardzo często wystąpienie awarii, problemu jest efektem złej albo niedostatecznej komunikacji w przedsiębiorstwie. Gdy zaczyna się szukanie osób odpowiedzialnych za wystąpienie sytuacji kryzysowej okazuje się, że ktoś przecież wysłał komuś maila, sms, bądź zadzwonił. Ale czy ta informacja dotarła, czy trafiła do odpowiedniej osoby i czy została przez nią zrozumiana, poprawnie odczytana, to całkiem inna kwestia. Forma ścieżki przekazywania wiedzy z zakresu utrzymania ruchu, aby była skuteczna powinna być wyłączona z ogólnego obiegu informacji i najlepiej by służyły temu odrębne kanały komunikacyjne. Obieg informacji powinien być prostym szybki i łatwy w obsłudze, a działania powinny podlegać odpowiedniemu delegowaniu i raportowaniu. Obecnie z pomocą przychodzi nam technologia. Na rynku dostępnych jest szereg rozwiązań informatycznych, jak choćby platforma cyfrowa ReviGuard opracowana przez Bureau Veritas.

Czynnik ludzki

Utrzymanie ruchu to nie tylko forma komunikacji, odpowiednie narzędzia, ale także czynnik ludzki. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji związanej z ciągłością działania musi posiadać dwie kluczowe umiejętności: przemawiania językiem wspólnym, a nie jedynie technicznym żargonem oraz mieć podstawową wiedzę z zakresu techniki jaką prowadzi. Tylko łącząc te dwie cechy jesteśmy w stanie komunikować w sposób przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich.

„Czy dotyczy to osoby akceptującej budżet czy serwisu mającego usunąć awarię, to klarowność komunikacji na etapie osoby zgłaszającej usterkę jest kluczowa. Aby przypadkiem nie okazało się, że ekipa serwisowa po przejechaniu 60 km musiała jedynie podnieść bezpiecznik. Tego typu sytuacje są niestety powszechne” – zauważa Jakub Synowiec. „Jednym z problemów jaki spotykamy w trakcie analizy procedur w ramach utrzymania ruchu są osoby kompetentne, które odpowiedzialność nad zachowaniem ciągłości działania otrzymały jako dodatek do swoich głównych obowiązków. Bardzo często powoduje to, iż zgłaszający odpowiada jedynie za te elementy, które bezpośrednio ingerują w jego obowiązki, a nie za całokształt infrastruktury będącej ich kluczową składową. Czy taki model jest w stanie funkcjonować? Owszem, ale czy funkcjonuje dobrze? Powiem tak: tak długo, aż coś się wydarzy!” – puentuje ekspert Bureau Veritas.

Komunikacja stała czyli procedury i jeszcze raz procedury

Choć dla wielu osób słowo procedura kojarzy ją z czymś co poza tym, że jest spisane nigdy nie funkcjonowało, to jest wręcz odwrotnie. Okazuje się, że są one niezwykle skuteczną pomocą w standaryzowaniu komunikacji dla wszystkich użytkowników procesu, którego dotyczą. Pozwalają zgrać dwa powyższe elementy, czyli przekazywanie wiedzy i odpowiedzialność, a przy tym ograniczyć i zoptymalizować czas zajmowania się danym problemem w organizacji.

W ramach automatyzacji procesów zarządzania komunikacją, tak w utrzymaniu ruchu jak i procedurach bezpieczeństwa, standaryzacja komunikacji powinna składać się z 4 elementów:

• Weryfikacji istniejących procedur, ich funkcjonowania i zakresu.
• Określeniu kluczowych aspektów jak i największych zagrożeń w ich  funkcjonowaniu
• Stworzeniu systemu prowadzenia audytów kontrolnych mających na celu kontrolowanie wykonywania procedur jak i cyklicznego monitoringu ich adekwatności
• Szczegółowe określenie treści raportu kontrolnego, formy oraz wdrożenia

Realizację trzech pierwszych elementów tworzenia procedury powinno zwieńczyć sporządzenie dokładnego raportu wraz z wdrożeniem jej w życie. Dobrze przygotowane procedury nie wymagają spisywania długich protokołów, ale zawsze wymagają regularnej weryfikacji. Dzięki temu na każdym etapie działania jesteśmy w stanie sprawdzać jego efektywność, a tym samym utrzymywać odpowiednią jakość oraz przeciwdziałać sytuacjom kryzysowym, czyli także oszczędzać koszty.

Spojrzenie z zewnątrz, czyli niezależny audytor

„Dokonując kiedyś przeglądu instalacji w obiekcie klienta natknąłem się na hałasujące łożysko na jednej z taśm produkcyjnych. Jeden z pracowników poinformował, że ono od samego początku tak działało. Weryfikacja wskazała, że łożysko jest bliskie uszkodzenia i zatrzymania taśmy, co miałoby bezpośredni wpływ na ciągłość produkcji i straty finansowe. Czy to pracownik obsługujący instalację ponosiłby za to pełną odpowiedzialność? Poprzednik, który szkolił mojego rozmówcę przekazał mu dokładnie to samo. Kto zatem miał zauważyć ten błąd, kiedy operator linii nie zgłaszał żadnych uwag? Najprościej byłoby powiedzieć, że kierownik, na którym ciąży odpowiedzialność za proces produkcyjny” – mówi Jakub Synowiec.

Ten przykład konfliktu między utrzymaniem ruchu a utrzymaniem produkcji dobitnie pokazuje, że dałoby się go uniknąć stosując wdrożone wcześniej zabiegi prewencyjne, właśnie w postaci procedur oraz poprzez weryfikację przez osobę trzecią, najlepiej z zewnątrz przedsiębiorstwa. Odpowiednia komunikacja i procedury oraz kompetentne osoby w procesie utrzymania ruchu to jedno, ale świeże spojrzenie jest tym czego najczęściej nie da się uzyskać wewnątrz organizacji. Dlatego weryfikacja procedur, procesów produkcji czy działania urządzeń powinna być powierzona niezależnym audytorom.

Jak jednak zgrać wszystkie te elementy w jeden prosty układ pozwalający, na usystematyzowanie komunikacji, nie porzucając zarazem metody na audytowanie jej funkcjonowania ?

„Metod jest tak wiele, jak wielu jest użytkowników. Jednak analizując potrzeby i dynamikę utrzymania ruchu, stosowanie nowoczesnych technologii w ramach kontroli procesów powtarzalnych, okazuje się najbardziej efektywne.”

POTRZEBUJESZ PORADY CZY DODATKOWYCH INFORMACJI?
CHCIAŁBYŚ OTRZYMAĆ KOSZTORYS?

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: